Personalverwaltung

Der operativen Ebene des Personalmanagements, der Personalverwaltung, obliegen ausschließlich personelle Einzelmaßnahmen und deren Implikationen, angefangen vom Anforderungsprofil des einzelnen Arbeitsplatzes über die Fähigkeitsprofile der einzelnen Mitarbeiter bis hin zu einzelfallbezogenen Förderungs- und Personalentwicklungsmaßnahmen.

Die Personalverwaltung umfasst Maßnahmen, wie sie unter anderem im Betriebsverfassungsgesetz definiert werden. Ein wichtiges Merkmal des operativen Personalmanagements ist die damit verbundene hohe Regelungsdichte, die sich beispielsweise aus den Beteiligungsmöglichkeiten des Betriebsrats an den personellen Einzelmaßnahmen ergibt. Hierzu zählen zum Beispiel Verfahrensvorschriften, die primär zu befolgen sind (z. B. die Zeitspanne für den Kündigungsschutz). Die betriebliche Mitbestimmung bezieht sich auf Rechte, welche der Betriebsrat gegenüber dem jeweiligen Arbeitgeber ausüben kann.

Sämtliche Personalmanagementaktivitäten schlagen sich auf der operativen Ebene mit ganz spezifischen Aufgabenstellungen nieder, beispielsweise:

  • Festlegung der Anforderungsprofile für konkrete Stellen
  • Bestimmung der Fähigkeitsprofile von Mitarbeitern
  • Optimierung von Mitarbeitergesprächen
  • Berechnung von Leistungsprämien
  • Analyse von Daten einer Aufwärtsbeurteilung
  • Auswahl von Trainees
  • Aufstellung von Schichtplänen.

Wegen des unmittelbaren Mitarbeiterbezugs gehört auch die Administration zum operativen Personalmanagement. Diese startet mit dem vertraglichen Beginn des Arbeitsverhältnisses und endet zum Zeitpunkt der Pensionierung.

Als zentrales Merkmal der operativen Ebene gilt gemeinhin die Kurzfristigkeit. Im Prinzip trifft dies auch für das Personalmanagement zu, beispielsweise in Hinblick auf die Formulierung einer Stellenanzeige oder das Führen eines Kritikgesprächs. Dennoch initiiert die Personalarbeit oftmals Maßnahmen, deren Zeithorizont länger ist. So ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages häufig durchaus mehr als ein Vorgang mit kurzfristiger Bindungsdauer. Das Gleiche gilt für die Personalentwicklung. Selbst wenn die Festlegung eines Karrierepfades für einen Mitarbeiter eher langfristig ausgelegt ist, gilt sie gleichwohl als operative Maßnahme.

dreamstime_xs_29878053Die Personalverwaltung umfasst sämtliche Verwaltungstätigkeiten, die sich auf die Einstellung und Beschäftigung der Arbeitskräfte beziehen. Die Tätigkeiten sind ordnender Art, wenn Unterlagen, beispielsweise die Personalakte, als Voraussetzung für die Personalplanung oder die Personalführung geschaffen werden. Um verwaltende Handlungen im engeren Sinne handelt es sich, wenn mit der Beschäftigung von Mitarbeitern in Zusammenhang stehende Ordnungsregeln einzuhalten sind, z. B. das Abführen von Steuern oder das Einhalten von Auflagen der Gewerbeaufsicht. Zu den Haupttätigkeitsfeldern der Personalverwaltung gehören die Personaleinstellung, der Personaleinsatz, die Personalbetreuung, die Personalfreisetzung, die Personaladministration sowie die Entgeltabrechnung.

Die Personaleinstellung inkludiert die Durchführung von Werbemaßnahmen, die Abrechnung der bei Bewerbern angefallenen Kosten, die Erstellung eines Personalfragebogens bei den Vorverhandlungen und die tatsächliche Vertragsgestaltung und Dokumentierung. Da die Einstellung von Mitarbeitern zustimmungspflichtig ist, muss das Einverständnis des Betriebsrates eingeholt werden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wenigstens einmal vierteljährlich schriftliche Informationen zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens erhalten. Die Fürsorgefunktion beinhaltet außerdem den Einsatz der Werksärzte. Hierzu zählt fernerhin die Überwachung regelmäßiger Vorsorgeuntersuchungen, die Verwaltung von Vorsorgeeinrichtungen (Kantine, Sporteinrichtungen) sowie die Betreuung arbeitsunfähiger Mitarbeiter.

Zwar fällt der Personaleinsatz im engeren Sinne in die Zuständigkeit der jeweiligen Fachabteilung, für die Personalverwaltung ergeben sich aber dennoch eine Reihe von Richtlinien und Konsultationsaufgaben. Zu diesen Aufgaben gehören:

  • die Einführung und Betreuung von Leistungsbeurteilungs-, Arbeitsbewertungs- und Entgeltsystemen
  • die Überwachung von Systemen zur Erfassung der Anwesenheits- und Arbeitszeiten
  • die Schaffung und Verwaltung von betrieblichen Sozialeinrichtungen
  • die Gestaltung und Beaufsichtigung von Einrichtungen der Unfallverhütung und Arbeitssicherheit
  • die Betreuung von Einrichtungen der Personalentwicklung inklusive der Personalbeurteilungen.

Aufgabe der von der Personalverwaltung geführten Personalstatistik ist es, die genannten Bereiche in Form von Zahlen abzubilden und auf deren Grundlage Aussagen zum Personalbereich zu treffen.

Ein weiteres relevantes Tätigkeitsfeld ist das Durchführen innerbetrieblicher Veränderungen (z. B. Versetzungen, Beförderungen, Neubesetzung von Arbeitsplätzen). Versetzungen wie auch Neueinstellungen erfordern die Zustimmung des Betriebsrates. Im Rahmen der Personalfreistellung gehören außerdem die Zeugniserstellung und die Überwachung der Zurückgabe von Firmeneigentum zu den Aufgaben der Personalabteilung.

Bei Aufhebungsverträgen und arbeitgeberveranlassten Kündigungen ist eine Mitwirkung der Personalverwaltung unerlässlich. Ihr obliegt es beispielsweise, die Kündigung zu begründen, die Vertragsgestaltung durchzuführen und die erforderlichen Verhandlungen mit dem Betriebsrat zu übernehmen. Dabei muss die Personalverwaltung darauf achten, dass die personalpolitische Zielsetzung des Unternehmens berücksichtigt wird und zugleich gesetzliche wie auch tarifvertragliche Regelungen, zum Beispiel bezüglich des Kündigungsschutzes, beachtet werden.

Die genannten Personalverwaltungsaufgaben bedingen eine Reihe administrativer Maßnahmen. Im Vordergrund der Tätigkeit steht daher die Beachtung gesetzlicher Vorschriften. Dies betrifft insbesondere die Sammlung der Daten für die Personalakten und die Vornahme notwendiger Veränderungen, die Anmeldungen bei zuständigen Sozialversicherungsträgern und die Abwicklung sämtlicher steuerrechtlicher und sozialversicherungstechnischer Formalitäten.

Neben den allgemeinen administrativen Aufgaben fallen außerdem noch Abrechnungsaufgaben an. Bei der Entgeltabrechnung muss das Bruttoentgelt festgestellt werden. Des Weiteren sind die Nettobeträge zu berechnen, indem steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abzüge getätigt und an das zuständige Finanzamt bzw. die Sozialversicherungsträger abgeführt werden. Überdies obliegt es der Personalverwaltung Reisekosten abzurechnen, Beihilfen bei tarifvertraglich festgelegten Ereignissen wie Geburten oder Hochzeiten zu ermitteln und Prämien im Rahmen des betriebsinternen Vorschlagswesens zuzuteilen etc.

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