Personalplanung

Die Personalplanung beinhaltet die qualitative, quantitative sowie räumlich und zeitlich richtige Bereitstellung des Personals in Form einer sogenannten Personalbedarfsplanung. Weiter gefasst fallen unter diesen Begriff außerdem die Personalbeschaffung und -freisetzung, der Personaleinsatz, die Personalerhaltung, die Personalentwicklung wie auch das Personalcontrolling einschließlich der Personalkostenplanung.

dreamstime_xs_12599790Personalplanung ist ein Element der Unternehmensplanung. Sie ist eng mit allen anderen betrieblichen Planungsbereichen wie der Produktionsplanung, der Absatzplanung und der Investitionsplanung verflochten. Sämtliche planerischen Gedankengänge bedingen zugleich eine Einschätzung der damit verbundenen personellen Erfordernisse. Wird beispielsweise durch entsprechende Maßnahmen die Produktion erweitert, sind parallel dazu auf dem Personalsektor bestimmte Planungen hinsichtlich der Personalbeschaffung erforderlich.

Die Bedeutung der Personalplanung wird durch den beschleunigten technisch-organisatorischen Wandel zunehmend größer. Dieser erhöht die Notwendigkeit, für die veränderten Aufgaben rechtzeitig eine ausreichende Zahl genügend qualifizierter Mitarbeiter zu beschaffen und vorzubereiten. Ebenso gilt es, bereits vorhandene Mitarbeiter, beispielsweise durch Ausbildung, an die gewandelten Aufgaben und Anforderungen anzupassen und Härten für die Beschäftigten zu umgehen, deren Arbeitsplätze sich ändern oder nicht mehr zur Verfügung stehen.

In der Personalplanung werden zwei Bereiche unterschieden:

  • Die Individualplanung, bei der einzelne Mitarbeiter das zentrale Element der Planung bilden, z. B. im Besetzungsplan oder im Laufbahnplan,
  • die Kollektivplanung, bei der das Personal in seiner Gesamtheit oder in Gruppen betrachtet wird, z. B. im Personalbestandsplan, im Personalbedarfsplan oder im Personalfortbildungsplan.

Die Ziele der Personalplanung bestehen darin, den Produktionsfaktor „Arbeit“ zu ökonomischen Bedingungen dauerhaft zu sichern, den optimalen Mitarbeitereinsatz auch in Zukunft zu gewährleisten und bestmögliche Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter einzuräumen.

Eine Personalplanung bietet sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer einige Vorteile. Für den Arbeitgeber sind folgende zu nennen:

  • rechtzeitiges Erkennen von Personalengpässen und Überkapazitäten ermöglicht deren frühzeitige Berücksichtigung
  • rechtzeitige Personalanwerbung und Personalentwicklung führen zu geringerer Abhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt
  • bessere Nutzung der Qualifikation der Belegschaft im Sinne einer bestmöglichen Faktorlokation
  • Verbesserung des Firmenimages durch konsequente Personalplanung
  • verstärkte Mitarbeitermotivation durch gezielte Personalentwicklung.

Zu den Vorteilen für die Arbeitnehmer zählen folgende Punkte:

  • höhere Sicherheit des Arbeitsplatzes durch systematische Personalplanung,
  • verbesserte Möglichkeiten zur Berücksichtigung individueller Aufstiegswünsche und Qualifikationsvoraussetzungen,
  • besserer Überblick über Potenziale und Chancen des internen Arbeitsmarktes.

Bei der Beschäftigung von Mitarbeitern oder Auszubildenden steht vor dem eigentlichen Personalbeschaffungsvorgang eine Personalbedarfsanalyse. Diese gibt Aufschluss darüber, welches Personal (qualitativ) in welcher Anzahl (quantitativ) das Unternehmen in Zukunft benötigt. Hierfür hat die Personalwirtschaftslehre eine Vielzahl unterschiedlicher Verfahren und Methoden entwickelt. Zu diesen gehören neben globalen Instrumenten (z. B. Regressions- und Korrelationsrechnungen, Trend-Extrapolation, ökonomische Modelle) auch analytische Instrumente (z. B. Arbeitsplatzmethode, Kennzahlenmethoden). Für die Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs muss zunächst zwischen Personaleinsatz- und Reservebedarf unterschieden werden.

Entscheidende Faktoren für den Personaleinsatzbedarf sind die zu bewältigenden Arbeitsaufgaben aus Dienstleistungs-, Produktions- und Reparaturaufträgen. Der Personaleinsatz wird jedoch auch durch organisatorische Veränderungen, technische Rationalisierungspotenziale und rechtliche bzw. tarifrechtliche Rahmenbedingungen (z. B. die Festlegung der Arbeitszeit) mitbestimmt. Der Reservebedarf ergibt sich hingegen aus den jeweiligen Absentismuszeiten wie Krankheit, Urlaub und andere betriebsspezifische Fehlzeiten des Personals. Eine fehlende Berücksichtigung des Reservebedarfs bei der Personalplanung führt im Arbeitsablauf zu nachhaltigen kontraproduktiven Störungen mit Leerkosten.

Qualitative Aspekte müssen bei der Planung des beschäftigten oder noch zu beschaffenden Personals ebenfalls einbezogen werden. Hierzu dienen Berufsklassifikationen und Anforderungsprofile. Die Berufsklassifikation ordnet einer Stelle oder einem Arbeitsplatz entsprechend der gegebenen Anforderungen bestimmte Berufsgruppen zu. Diese Zuordnung lässt sich außerdem durch zusätzliche Qualifikationen wie Sprachenkenntnisse oder Kenntnisse in der Datenverarbeitung ergänzen. Bei den Anforderungsprofilen geht es hingegen um die Festlegung der Höhe der Anforderungen für die einzelnen Anforderungsarten. Hierfür können beispielsweise das sogenannte Genfer Schema oder ausführliche Stellenbeschreibungen als Grundlage dienen. Zu den Anforderungen gehören zum Beispiel:

– geistige Anforderungen (Ausbildung, Fachkenntnisse, Denkfähigkeit, Erfahrung)
– körperliche Anforderungen (Geschicklichkeit, Belastung von Sinnen und Nerven, Muskelbelastung)
– Verantwortung (Produkte und Betriebsmittel, Gesundheit und Sicherheit, Arbeitsablauf)
– Arbeitsbedingungen (Temperatur, Lärm, Schmutz, Nässe, Lichtmangel, Beleuchtung, Unfallgefahr)

Aus dem abgeleiteten qualitativen und quantitativen Brutto-Personalbedarf kann unter Einberechnung des bereits vorhandenen Personalbestands der Netto-Personalbedarf ermittelt werden. Eine hierbei festgestellte Personalunterdeckung führt zur Erhöhung der Arbeitsleistung, beispielsweise durch Mehrarbeit, und/oder zur Personalbeschaffung am externen Arbeitsmarkt. Qualitative Personalunterdeckungen (fehlende Qualifikation) bedingen die Einleitung von Entwicklungsmaßnahmen oder die Beschaffung personeller Qualität vom externen Arbeitsmarkt. Eine Personalüberdeckung impliziert hingegen Maßnahmen wie die Verkürzung und/oder Verschiebung der Arbeitszeit (Kurzarbeit, Vorwegnahme des Urlaubs) und Personalausgleichsmaßnahmen (Rücknahme von Fremdfirmenaufträgen, Personalabbau).

 

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